July 30, 2009

我的晨間日記格式

這是8月份的晨間日記樣板。
直接把Numbers的格式轉為xls，希望Windows的朋友也可以使用這格式。

格式分享

Mac:我的晨間日記8月.numbers
Windows:我的晨間日記9月.xls

July 29, 2009

我在Mac上的AZ資料夾整理法｜GTD所提倡的歸檔方式。

"In the fire zone of real work, if it takes longer than sixty seconds to file something, you won't file, you'll stack."

在繁忙的工作狀態下，如果某份文件歸檔需要費時超過60秒，你是不會做的，而寧願選擇堆在一起。 - 《搞定！》 David Allen！

自動產生AZ資料夾 for Mac：這會在你的桌面上產生一個名為Archive的資料夾。

緣起

有一天當我想要去找我大學修過的某堂課。我只記得他叫"道家思想"但是我忘了是哪一年修的。是上學期或是下學期，這種情形也常發生在尋找過去製作的檔案。雖然在Mac上有Spotlight可以很快的找到檔案，但Spotlight卻沒有辦法幫我很快的歸檔。於是我覺得檔案管理的方式還有待改善。當我看到《搞定！》內的"單一字母系統"時，我感到興奮。我由2009年5月31日嘗試使用"單一字母"的檔案系統。覺得很好用，以下是我的心得分享。

觀念

在《GTD搞定！》90頁中“順手歸檔，順手取檔” 提到單一字母系統的歸檔指的是一般參考資料。參考資料在電腦上存在的形態有、網頁連結、圖片、PDF、只要這些資料沒有大到可以燒成一張光碟。都可以使用這套系統管理。而在電腦上使用這套系統時，必須延伸這個定義到。

製作中的檔案。例如：doc、ppt、fla、ai、psd等檔案。

如果你在歸檔或是取檔案時費時超過1分鐘，那麼你就有改善的空間。費時過久會讓你放棄歸檔，只想隨便堆在一個角落。歸檔的系統除了要快速之外還必須要簡單、有趣、完整、即時。否則會使內心抗拒使用這套系統。

這套系統要能替大型的主題歸檔也能替單個檔案歸檔。這樣才能凸顯他的好用之處。

原則

這是使用單一字母系統的規則，參考書中的原則，在電腦上使用時，也就會有不同的描述方法

"檔案系統與你的位置距離要近" -> 主題資料夾距離Archive資料夾要近。
一手之遙的距離。 -> 一層資料夾
單一字母系統 -> 單一字母系統配合ㄅㄆㄇ
準備大量的全新文件夾 -> 善用新增資料夾(cmd-shit-N)
抽屜只能放四分之三滿 -> 一個資料夾內不要超過8～10個資料夾或檔案。
用標籤標示檔案 -> 拒絕使用"未命名檔案夾"與"新增文件"的檔名

主題資料夾距離Archive資料夾要近

主題資料夾指的是"Lie to me"影集、"去日本北海道旅行"或是最近令有興趣的"AZ資料夾整理法"等。

我把Archive資料夾當做是我的檔案櫃。所有的資料都在Archive的第一層裡而不採用多層次的檔案系統，不管是客戶的案子、日記、課程都放在這裡。利用標上顏色的A-Z資料夾當做分類板，當我進入檔案櫃時，所有內容會依照字幕順序排好。並且利用標上的顏色當做分類板，顯示出一種整齊的感覺，就像在逛唱片行一樣的有趣。

當我使用單一字母系統遇到中文排序的問題。因此我採用ㄅㄆㄇ分類，這是從小診所整理病歷表得來的靈感。並且與蘋果核討論之後覺得用替身是個很聰明的辦法。因此我採用ㄅㄆㄇ當做索引。然後連回A-Z資料夾。

一層資料夾

(download)

在檔案櫃採用一層資料夾的優點在於不用思考"去北海道旅行"這個資料夾歸檔時應該放在"娛樂>旅行>日本"或是"旅行>國外>亞洲>日本>北海道"。這種歸檔方式看似縝密，但日子一久就會產生問題。我還記得我曾經整理過"北海道旅行"的資料，但我忘記分在哪個資料夾裡了。因此採用一層資料夾的話，我只要去尋找北海道的"ㄅ(B分類)"即可。

這裡有個經驗分享。不要把"Apple"資料夾，放進"A"的分類資料夾。把所有資料夾保留在檔案櫃的第一層可以讓你待在Archive資料夾就可以瀏覽所有資料。

單一字母系統配合ㄅㄆㄇ

使用這個機器人，他會在桌面產生一個Archive的資料夾。使用替身有個優點：到主題資料夾之前都是英文路徑。

這裡也有經驗分享：把中文資料夾放進分類資料夾裡，因為中文不會依照羅馬拼音排序。這樣是個好方法。

善用新增資料夾(cmd-shit-N)

電腦的好處就是不用出門去買資料夾。因此不要吝嗇新增資料夾，當你覺得有超過一個檔案擁有相同的主題。就開一個資料夾來存放他們吧。

一個資料夾內不要超過8～10個資料夾或檔案

當一個資料夾內超過8~10個資料夾或是檔案時，找起檔案會令人分神。因此超過這個項目時，便需要整理。當然Archive檔案櫃除外，Archive檔案櫃是轉化為"索引清單"的目的在使用。

用標籤標示檔案拒絕使用"未命名檔案夾"與"新增文件"的檔名

在電腦的世界裡，檔名就等於是標籤，使用這套系統有一個很重要的原則。標籤一定要取，否則還是會令你取檔時感到困擾。但是取檔名時，我們都會考慮到該取什麼才好，接下來就是該放在中文資料夾還是英文資料夾呢？有沒有一定的規範。這裡提供我採用的方法給大家作為參考。使用"心頭想到的那個字"。

當上標籤時，採用你心頭想的那個字。例如我在談到《搞定！》這本書時心頭想到的是GTD。於是資料夾名稱會是"GTD"。又一個例子，當我想到曾參加過永錫老師的"第五屆幸福行動家"時，我想到的是幸福行動家。因此我的檔名取做"幸福行動家時間管理研討會_第五屆"並且歸檔在注音符號"T"的資料夾內。

經驗分享

(download)

讓Archive總是以直欄方式開啟：這有助於資料檢視。先切換Archive之後按下顯示方式>顯示方式選項(cmd-J)，勾選"總是以直欄方式開啟。
讓Finder一開始時便顯示在Archive資料夾：在Finder使用偏好設定(cmd - ,)，設定新開啟的Finder會顯示Archive資料夾
善用替身(cmd-L)：當遇到MacOSX的預設資料夾時，例如影片資料夾。當我有一部Lie to me的影集時。我會放在影片>美國影集>lie to me。然後再製作lie to me的資料夾在Archive內。
如果你沒有辦法花幾天的時間把記得檔案系統轉為單一字母檔案系統的話。那就一步一步來吧。新進到你電腦的檔案使用單一字母系統。當你有使用到舊檔案時再把它歸過來(使用替身也是很棒的方式)。

結論

AZ資料夾整理法我目前正在嘗試，覺得很很有效率也很方便最重要的是非常有趣。希望各位也可以嘗試，並與我經驗交流。我目前思考的的幾個問題是

"某個主題或專案的參考資料太多，就可以移往獨立的抽屜或櫃子。"這概念如何轉到電腦上。
如果資料不足半個抽屜（超過10個資料夾？）依舊建議留在單一字母系統。抽屜可以當做是一個Archive檔案櫃。如果超過半個抽屜在電腦的概念上是什麼呢？超過又該如何處理呢。
在Finder可以讓中文以羅馬拼音排序之前，我採用替身的作法。但有沒有更好的方法呢？

謝謝收看。有其他的方法請不吝我交流，感激不盡。

July 17, 2009

我在Things上所使用的標籤｜場合提示

我的標籤長成這樣(使用cmd-shift-T打開)，我使用的概念為品質->地點->花費時間

品質我採用永錫的方法：請參閱組織依照場合分類的行動清單。

當我們有一堆行動時會構成場合。

另外我加上地點與時間。

地點

當行動需要"自己動手做"時，會搭配時間與地點。以提供自己在某時某地的行動提示。

我把地點分為

電腦前的工作
Home：通常為整理環境或是購入品維護。例如計算我的T恤數量或是帶洗衣粉到學校宿舍、封裝Air的盒子、洗包包等。
外出：我的情況大概都是採買。與人的面談時需要詢問的話題，由於"無法自己動手做"，所以不會出現在這裡，直接使用"＊當面溝通"的標籤即可。

電腦前的工作不需要網路時我用提示標籤"MacBookAir"（我設定快速鍵為'a'），這可以讓我在不提供網路的咖啡廳。快速檢視可以行動的清單。如果這項行動需要使用網路就標上"需要網路"(我使用快速鍵n)。這兩個標籤不會同時存在，以減少在檢視時花費的精神。

外出的情況

我是Muji與IKEA的愛好者。所以常常有想買的東西。這些東西只有在Muji與IKEA才可以。例如我最近想買的壓克力沙漏，必須要到Muji才有，這時就標上"Muji"的標籤(快速鍵m)。而我因為鼻子過敏的關係，需要買"蟎不住"噴劑。這種東西只要是日用品賣場都可見的東西，我就會標上"外出"(快速鍵e，取其errand的第一個字母)。